26 Jan Telefonanlage für kleine Unternehmen Vorteile der Cloud-Telefonie für KMUs

Telefonanlage für KMUs – Preis-/Leistung muss passen

Eine Telefonanlage für kleine Unternehmen zeichnet sich im Idealfall dadurch aus, dass sie sich schnell und unkompliziert installieren lässt, einfach verwaltet werden kann und der Preis in einem fairen Verhältnis zum Nutzen steht.

Dass auch kleinere Betriebe von den Vorteilen einer modernen Cloud-Telefonanlage enorm profitieren können, steht für IT-Experten außer Frage. Denn alleine der Nutzen im Bereich Kundenkommunikation schlägt das klassische Festnetzgerät und die Post-it-Zettel für Rückrufbitten um Längen. Die digitale Telefonie ist daher nicht nur etwas für große Konzerne. Zudem kann sie einen großen Teil dazu beitragen, Prozesse und Betriebsabläufe zu beschleunigen, die Transparenz zu erhöhen und die „Verschwendung“ von wertvoller Arbeitszeit zu minimieren.

Sicher: Der Umstieg auf eine cloudbasierte Telefonanlage ist erst einmal mit Kosten und etwas Aufwand verbunden. Wer das richtige Produkt wählt, hat dann aber einen Nutzen, gegen den die Investitionen nicht mehr ins Gewicht fallen.

Funktionen einer Telefonanlage für kleine Unternehmen

Auch Lösungen, die speziell für die Anforderungen kleinerer Betriebe konzipiert sind, verfügen noch immer über eine hohe Funktionsvielfalt. Und diese reicht bereits aus, um zahlreiche Arbeitsabläufe maßgeblich zu vereinfachen.

Hier kommen einige Beispiele für die Funktionen einer Cloud-Telefonanlage:

• Konferenzgespräche: Einfaches Hinzuschalten weiterer Teilnehmer via Klick
• Aufzeichnung: Telefonkonferenzen mit wichtigen Inhalten lassen sich – das Einverständnis aller Teilnehmer vorausgesetzt – vollständig aufzeichnen und speichern. Eine optimale Grundlage, um beispielsweise anschließend Verträge zu erstellen oder Protokolle zu schreiben.
• Anruflisten: Das Sekretariat muss sich nicht mehr mühsam und handschriftlich eine Vielzahl von Telefonnummern mit Rückrufbitten notieren. Die Rufnummern sind (sofern nicht vom Anrufer selbst blockiert) im Anrufprotokoll hinterlegt. Rückrufbitten lassen sich direkt über das Dashboard erstellen und an den gewünschten Gesprächspartner weiterleiten.
• Anrufverwaltung und Warteschleife: Gespräche lassen sich per Klick halten und weiterleiten. Die Leitung selbst unterliegt dabei keiner Belegung, sodass weitere Anrufe angenommen werden können.
• Mailbox: Jetzt verfügt nicht mehr nur das Handy über eine Mailbox, sondern auch der Festnetzanschluss. Im Gegensatz zum klassischen Anrufbeantworter erhält also immer nur die jeweilige Einzelperson die für sie wichtigen Nachrichten.
• Anbindung von Firmenhandys: Via App lassen sich auch Firmenhandys in die Telefonanlag einbinden. So profitieren auch die Mitarbeiter im Außendienst von Vorteilen wie der Anrufverwaltung.
• Anbindung von Mitarbeitern im Home Office: Mit einer cloudbasierten Telefonanlage sind auch Ihre Home-Office-Mitarbeiter für Kollegen und Kunden wie gewohnt zu erreichen.
• Analyse: Um Betriebsprozesse kontinuierlich zu verbessern und Ressourcen zielgerichteter zu planen, lassen sich entsprechende Statistiken und Analysen der gesamten Unternehmenstelefonie aus dem System ziehen.
• Anbindung an das CRM-System: Gespräche und Notizen lassen sich mit dem CRM-System verknüpfen. Vorteil: Eine ganzheitliche Datenbasis, durch die jeder Mitarbeiter transparent den Status Quo der Kundenbeziehung und Kundenkommunikation einsehen kann.
• Anrufannahme: Für den telefonischen Erstkontakt mit der Zentrale oder dem Empfang muss nicht zwingend ein Mitarbeiter tätig sein. Auch mittels eines voreingestellten Sprachmenüs kann eine professionelle Begrüßung und anschließende Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner oder Abteilungen erfolgen.

Welche Lösung welche dieser beispielhaften Funktionen (oder darüber hinaus) bietet, kommunizieren die jeweiligen Anbieter im Vorfeld transparent in ihrer Leistungsbeschreibung.

Cloud-Telefonanlagen für KMUs: Einfache Installation und Einrichtung

Ein weiterer Vorteil von cloudbasierten Telefonanlagen ist, dass sie ohne Hardware und ohne Telekom-Techniker auskommen. Das schlägt sich auch in den Beschaffungskosten nieder, die vermutlich weit unter dem liegen, was viele Kleinunternehmer vermuten. Die Cloud-Telefonie als solches funktioniert natürlich nicht gänzlich ohne Hardware. Der Unterschied zu traditionellen Telefonanlagen ist aber, dass selbige beim Anbieter liegt. Die Verbindung dorthin erfolgt ganz einfach und unkompliziert über das Internet.

Auch die Anschaffung neuer Endgeräte kann sich erübrigen, da Handys, Laptops und PCs nun die Aufgaben des Telefons übernehmen können. Lediglich der Kauf von Headsets, sofern noch nicht vorhanden, für die Nutzung mit dem Rechner ist in diesem Zusammenhang sinnvoll. Alternativ lassen sich aber auch klassische Telefon-Geräte nutzen, sofern sie an die Cloud-Telefonanlage angebunden werden können.

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